PROSEDUR KEBIJAKAN PENGADUAN (WHISTLEBLOWING)

Buat laporan whistleblower melalui tautan berikut:  

report.speeki.com 

Pelapor harus memasukkan “NINJAVAN” sebagai kode perusahaan untuk membuat laporan pengaduan.
Speeki adalah saluran pelaporan dan platform manajemen aman serta khusus yang digunakan oleh Ninja Xpress.

Apa itu pengaduan pelapor?

Karyawan Ninja Xpress dan pihak di luar Ninja Xpress, seperti pemasok, pengirim, kontraktor, dan pemangku kepentingan lainnya, dapat menggunakan saluran pelaporan di bawah ini untuk melaporkan setiap malpraktik, ketidakpantasan, HSE dan ketidakpatuhan atau pelanggaran peraturan oleh karyawan Ninja Xpress, pengemudi dan pengendara selama pekerjaan mereka.

Termasuk namun tidak terbatas pada hal-hal berikut:

• Pemalsuan
• Ketidakjujuran atau penipuan oleh karyawan, pengemudi, dan pengendara Ninja Xpress
• Pencurian uang atau properti Perusahaan
• Penyalahgunaan wewenang
• Ketidakpatuhan HSE utama
• Diskriminasi oleh karyawan Ninja Xpress
• Pelecehan atau perilaku buruk oleh karyawan, pengemudi, dan pengendara Ninja Xpress
• Korupsi dan penyuapan
• Ketidakpatuhan terhadap hukum dan peraturan

Saluran pengaduan tidak ditujukan bagi penerima paket untuk menyampaikan keluhan kepada Ninja Xpress tentang paket yang hilang, paket yang rusak, keterlambatan pengiriman, masalah privasi, dan masalah lain yang berkaitan dengan layanan pengiriman Ninja Xpress. Untuk permasalahan tersebut, silahkan menghubungi layanan pelanggan atau petugas privasi Ninja Xpress.

Kebijakan Ninja Xpress tentang Pelaporan Pelanggaran

1. Tujuan

Ninja Xpress berkomitmen untuk menjalankan bisnis yang konsisten dengan tata kelola perusahaan dan mematuhi semua undang-undang dan persyaratan peraturan. Perusahaan tidak mentolerir segala malpraktik, ketidakwajaran, HSE dan ketidakpatuhan atau pelanggaran peraturan oleh staf, pengemudi, dan pengendara Ninja Xpress dalam menjalankan pekerjaan mereka.

Kebijakan ini bertujuan untuk:

• Mempromosikan laporan yang terbukti dan tepat waktu tentang perilaku yang tidak patut dan ketidakpatuhan yang dibuat oleh pelapor kepada Ninja Xpress;
• Mengizinkan Perusahaan untuk menangani laporan tersebut dengan mengambil tindakan yang dianggap tepat oleh Perusahaan dalam situasi dan sesuai dengan hukum setempat;
• Melindungi pelapor yang membuat laporan dengan itikad baik dari perlakuan yang tidak adil atau tidak patut akibat dari tindak pelanggaran yang mereka laporkan; dan
• Jika diminta oleh pelapor, menentukan bagaimana identitas pelapor dilindungi.   

Saluran pengaduan tidak ditujukan bagi penerima paket untuk menyampaikan keluhan kepada Ninja Xpress tentang paket yang hilang, paket yang rusak, keterlambatan pengiriman, masalah privasi, dan masalah lain yang berkaitan dengan layanan pengiriman Ninja Xpress. Untuk masalah tersebut, silakan hubungi layanan pelanggan atau petugas privasi Ninja Xpress.

2. Ruang Lingkup

Karyawan Ninja Xpress dan pihak di luar Ninja Xpress, seperti pemasok, pengirim, kontraktor, dan pemangku kepentingan lainnya, dapat menggunakan saluran pelaporan yang ditetapkan dalam Kebijakan ini untuk melaporkan setiap malpraktik, ketidakpantasan, HSE dan ketidakpatuhan atau pelanggaran peraturan oleh karyawan Ninja Xpress, pengemudi dan pengendara dalam menjalankan pekerjaan mereka. 

Hal-hal berikut termasuk namun tidak terbatas pada:

• Pemalsuan
• Ketidakjujuran atau penipuan oleh karyawan, pengemudi, dan pengendara Ninja Xpress
• Pencurian uang atau properti Perusahaan
• Penyalahgunaan wewenang
• Ketidakpatuhan HSE utama
• Diskriminasi oleh karyawan Ninja Xpress
• Pelecehan atau perilaku buruk oleh karyawan, pengemudi, dan pengendara Ninja Xpress
• Korupsi dan penyuapan
• Ketidakpatuhan terhadap hukum dan peraturan

3. Saluran Pelaporan

1. Perusahaan memiliki saluran pelaporan pelanggaran dan platform manajemen yang aman dan khusus – disediakan oleh Speeki – penyedia layanan platform pelaporan digital. Laporan pengaduan ke Ninja Xpress dapat dilakukan melalui link web ini: report.speeki.com (pelapor wajib memasukkan NINJAVAN untuk kode perusahaan)
   
2. Pengungkapan Identitas Sukarela
   Anda dapat membuat laporan pelapor tanpa mengungkapkan identitas pribadi Anda.
   
   Perusahaan mendorong pelapor untuk memasukkan nama dan rincian kontak terlapor atas tuduhan mereka bila memungkinkan. Hal ini memungkinkan Perusahaan untuk menghubungi pelapor untuk informasi lebih lanjut dan untuk memverifikasi informasi.
   
   Laporan pelapor anonim mungkin lebih sulit diselidiki atau ditindaklanjuti oleh Perusahaan secara efektif karena informasi yang diberikan mungkin tidak cukup.  
   
   Seluruh laporan pelapor, termasuk identitas pelapor, akan diperlakukan sebagai informasi rahasia dan akan dilakukan segala upaya untuk memastikan kerahasiaan tersebut terjaga selama penyelidikan dan tindakan selanjutnya.
   
   Laporan pelapor yang dibuat secara anonim akan tetap ditinjau dan diselidiki oleh Perusahaan selama, berdasarkan kebijakan Perusahaan, terdapat alasan dan informasi yang cukup.
   
3. Membuat laporan pengaduan
   Pelaporan pengaduan harus segera dilakukan melalui saluran pelaporan pelanggaran dan platform manajemen Perusahaan yang aman dan khusus melalui tautan ini: report.speeki.com (masukkan NINJAVAN untuk kode perusahaan). Pelapor harus melengkapi semua bagian wajib yang dipersyaratkan oleh platform tersebut. Agar Perusahaan dapat menyelidiki dan mengambil tindakan yang tepat, pelapor harus memberikan informasi sedetail dan sespesifik mungkin.
   
   Seluruh laporan pengaduan akan dikirim ke Pejabat Penerima (yang adalah Group Head HR, dengan General Counsel sebagai penggantinya), yang akan meninjau dan atas kebijaksanaan mutlaknya, memutuskan tindakan yang perlu diambil. Jika ada laporan pengaduan yang berhubungan dengan Manajemen Senior Grup Perusahaan, Chief Executive Officer Grup Perusahaan yang dengan kebijaksanaannya akan memutuskan tindakan yang perlu diambil.

4. Perlindungan

Grup melarang diskriminasi, pembalasan, atau pelecehan dalam bentuk apa pun terhadap pelapor yang menyampaikan laporan dengan itikad baik. Jika pelapor meyakini bahwa dia menjadi sasaran diskriminasi, pembalasan, atau pelecehan karena telah membuat laporan berdasarkan Kebijakan ini, dia harus segera melaporkan fakta tersebut kepada Group Chief Executive Officer. Pelaporan harus dilakukan segera untuk memfasilitasi penyelidikan dan pengambilan tindakan yang tepat.

5. Penanganan laporan pengaduan

Pejabat Penerima dapat menangani dan bertindak atas laporan pelaporan pengaduan atas kebijakan mutlaknya dengan ketentuan bahwa persyaratan dalam Kebijakan ini selalu dipenuhi. Seluruh informasi yang diungkapkan selama investigasi akan dijaga kerahasiaannya, kecuali jika diperlukan atau sesuai untuk melakukan investigasi dan untuk mengambil tindakan perbaikan, sesuai dengan hukum dan peraturan yang berlaku.

Perusahaan berhak untuk merujuk laporan pengaduan pelanggaran kepada otoritas yang sesuai, termasuk aparat penegak hukum.

Jika, pada akhir penyelidikan, Perusahaan menentukan bahwa telah terjadi pelanggaran, atau tuduhan tersebut terbukti, Perusahaan dapat mengambil semua tindakan yang diperlukan, termasuk tindakan disipliner, jika dianggap tepat. Perusahaan tidak akan berkewajiban untuk mengungkapkan tindakan yang diambil sebagai tindakan yang sensitif secara komersial atau melibatkan data pribadi individu.